POLITYKA PRYWATNOŚCI
Business Concierge MRUKWA Ltd
Data ostatniej aktualizacji: 14 czerwca 2026 r.
1. Kim jesteśmy
Administratorem danych osobowych jest:
Business Concierge MRUKWA Ltd
Spółka zarejestrowana w Szkocji / Wielkiej Brytanii
Company Number: SC632228
Adres siedziby: 5 South Charlotte Street, Edinburgh, Scotland, EH2 4AN
E-mail kontaktowy: info@mybusinessplan.co.uk
Strona internetowa: www.mybusinessplan.co.uk
W niniejszej polityce prywatności określenia „my”, „nas”, „nasza firma” oznaczają Business Concierge MRUKWA Ltd.
Niniejsza polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy, w jakim celu je przetwarzamy, na jakiej podstawie prawnej, komu możemy je udostępniać, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.
2. Zakres naszej działalności
Świadczymy usługi doradcze i dokumentacyjne dla przedsiębiorców oraz osób planujących rozpoczęcie lub rozwój działalności gospodarczej w Wielkiej Brytanii. Nasze usługi mogą obejmować między innymi:
* Przygotowanie biznesplanów.
* Przygotowanie prognoz finansowych i cashflow.
* Analizę ścieżki finansowania.
* Wstępną analizę zdolności finansowej i ryzyka finansowania.
* Konsultacje biznesowe.
* Wsparcie w przygotowaniu dokumentów do aplikacji o finansowanie.
* Przygotowanie dokumentacji strategicznej, operacyjnej lub marketingowej.
* Sprzedaż produktów cyfrowych, konsultacji, usług i materiałów edukacyjnych przez stronę internetową.
Ze względu na charakter naszej działalności możemy przetwarzać dane kontaktowe, biznesowe, finansowe oraz dokumenty przekazane przez klienta w celu wykonania usługi.
3. Jakie dane osobowe możemy zbierać
W zależności od rodzaju kontaktu, formularza lub usługi możemy przetwarzać następujące kategorie danych:
3.1 Dane identyfikacyjne
* Imię i nazwisko.
* Nazwa firmy.
* Stanowisko lub rola w firmie.
* Data urodzenia, jeżeli jest potrzebna do konkretnego procesu.
* National Insurance Number, jeżeli klient sam przekaże go w ramach dokumentacji wymaganej do procesu finansowania.
* Informacje o statusie pobytowym lub share code, jeżeli klient sam przekaże takie dane w celu przygotowania dokumentacji.
3.2 Dane kontaktowe
* Adres e-mail.
* Numer telefonu.
* Adres zamieszkania lub adres korespondencyjny.
* Adres firmy.
* Dane używane do komunikacji przez e-mail, telefon, WhatsApp, formularze internetowe lub inne uzgodnione kanały.
3.3 Dane biznesowe
* Opis działalności lub pomysłu biznesowego.
* Branża, lokalizacja, grupa docelowa, konkurencja.
* Historia działalności.
* Cele biznesowe.
* Planowane inwestycje.
* Informacje o produktach, usługach, cenach, kosztach, dostawcach, lokalach, pracownikach, sprzęcie, zapasach i strategii rozwoju.
* Dokumenty, odpowiedzi w formularzach, briefy, notatki z konsultacji oraz inne informacje przekazane w celu przygotowania usługi.
3.4 Dane finansowe
W przypadku usług związanych z finansowaniem, analizą zdolności finansowej, prognozami lub przygotowaniem dokumentów do aplikacji możemy przetwarzać:
* Wyciągi bankowe.
* Informacje o dochodach.
* Informacje o wydatkach.
* Informacje o zobowiązaniach finansowych.
* Informacje o overdraft, direct debit, returned payments, credit commitments.
* Informacje o planowanej kwocie finansowania.
* Informacje o wkładzie własnym.
* Informacje o kosztach startowych i operacyjnych.
* Informacje o historii finansowej firmy.
* Dokumenty wymagane przez instytucje finansujące, jeżeli klient dobrowolnie je przekazuje.
Nie jesteśmy instytucją finansową ani biurem informacji kredytowej. Analizy wykonywane przez nas mają charakter doradczy, dokumentacyjny i przygotowawczy. Decyzje finansowe podejmują niezależne instytucje finansujące.
3.5 Dane płatnicze i zakupowe
Jeżeli klient dokonuje zakupu przez stronę internetową lub opłaca usługę, możemy przetwarzać:
* Dane zamówienia.
* Dane fakturowe.
* Informacje o zakupionej usłudze lub produkcie.
* Status płatności.
* Dane potrzebne do obsługi reklamacji, zwrotów lub rozliczeń.
Nie przechowujemy pełnych danych kart płatniczych. Płatności mogą być obsługiwane przez zewnętrznych operatorów płatności, zgodnie z ich własnymi zasadami bezpieczeństwa i prywatności.
3.6 Dane techniczne i analityczne
Podczas korzystania ze strony internetowej możemy zbierać:
* Adres IP.
* Typ urządzenia.
* Typ przeglądarki.
* Dane o sposobie korzystania ze strony.
* Źródło wejścia na stronę.
* Dane cookies i podobne technologie.
* Dane analityczne dotyczące ruchu na stronie.
Zakres tych danych zależy od narzędzi faktycznie używanych na stronie.
3.7 Dane marketingowe
Możemy przetwarzać:
* Adres e-mail.
* Imię.
* Preferencje komunikacyjne.
* Informacje o usługach, którymi dana osoba była zainteresowana.
* Historię zapytań, jeżeli jest potrzebna do przygotowania odpowiedniej komunikacji.
Komunikacja marketingowa odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych i marketingu elektronicznego.
4. Skąd pozyskujemy dane
Dane osobowe pozyskujemy głównie bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, na przykład gdy:
* Wypełnia formularz na naszej stronie.
* Kontaktuje się z nami e-mailowo, telefonicznie, przez WhatsApp lub media społecznościowe.
* Rezerwuje konsultację.
* Zamawia usługę lub produkt.
* Przesyła dokumenty do przygotowania biznesplanu, prognozy, analizy lub konsultacji.
* Bierze udział w konsultacji, warsztacie, szkoleniu lub procesie doradczym.
* Zapisuje się na newsletter lub materiały edukacyjne.
* Odpowiada na nasze pytania w procesie przygotowania dokumentacji.
Możemy również otrzymać dane od osoby trzeciej, jeżeli klient upoważnił taką osobę do kontaktu w jego imieniu, np. księgowego, wspólnika, członka rodziny lub współpracownika.
5. Cele przetwarzania danych
Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:
5.1 Obsługa zapytań
Przetwarzamy dane, aby odpowiedzieć na zapytanie przesłane przez formularz, e-mail, telefon, WhatsApp lub media społecznościowe.
5.2 Przygotowanie oferty lub rekomendacji
Możemy analizować informacje przekazane przez klienta, aby zaproponować odpowiednią usługę, zakres pracy, kolejność działań lub rekomendowaną ścieżkę przygotowania do finansowania.
5.3 Realizacja usług
Przetwarzamy dane w celu wykonania zamówionej usługi, w tym przygotowania biznesplanu, prognozy finansowej, cashflow, analizy ścieżki finansowania, konsultacji, audytu, dokumentacji lub materiałów edukacyjnych.
5.4 Analiza finansowania i ryzyka
Jeżeli klient korzysta z usługi związanej z finansowaniem, możemy analizować dane finansowe, biznesowe i dokumenty klienta w celu przygotowania materiałów, oceny gotowości do aplikacji, wskazania ryzyk lub uporządkowania dokumentacji.
Nie gwarantujemy uzyskania finansowania. Nasza analiza nie stanowi decyzji kredytowej ani wiążącej oceny instytucji finansującej.
5.5 Kontakt w trakcie i po wykonaniu usługi
Możemy kontaktować się z klientem w sprawach organizacyjnych, dotyczących dokumentów, płatności, terminów, brakujących informacji, aktualizacji, pytań oraz dalszych kroków.
5.6 Obsługa płatności, faktur i księgowości
Przetwarzamy dane potrzebne do wystawienia faktury, potwierdzenia płatności, prowadzenia dokumentacji księgowej, rozliczeń podatkowych oraz spełnienia obowiązków prawnych.
5.7 Bezpieczeństwo i ochrona prawna
Możemy przetwarzać dane w celu ochrony naszych praw, dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami, zapobiegania nadużyciom, zabezpieczenia dokumentacji oraz zapewnienia bezpieczeństwa systemów.
5.8 Marketing i edukacja
Możemy wysyłać informacje edukacyjne, biznesowe lub marketingowe dotyczące naszych usług, produktów, konsultacji, wydarzeń lub materiałów, jeżeli mamy do tego odpowiednią podstawę prawną.
Każda osoba może zrezygnować z otrzymywania komunikacji marketingowej.
5.9 Analityka i poprawa działania strony
Możemy analizować korzystanie ze strony internetowej w celu poprawy jej działania, treści, formularzy, funkcjonalności, bezpieczeństwa oraz skuteczności komunikacji.
6. Podstawy prawne przetwarzania danych
Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z UK GDPR i Data Protection Act 2018. W zależności od sytuacji podstawą prawną może być:
6.1 Działania przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy
Dotyczy sytuacji, gdy osoba kontaktuje się z nami w celu otrzymania usługi, zamawia usługę, rezerwuje konsultację lub przekazuje dane potrzebne do wykonania usługi.
6.2 Obowiązek prawny
Dotyczy między innymi przechowywania danych księgowych, faktur, informacji podatkowych oraz dokumentacji wymaganej przez przepisy prawa.
6.3 Uzasadniony interes
Możemy przetwarzać dane na podstawie uzasadnionego interesu, na przykład w celu:
* Odpowiedzi na zapytania.
* Prowadzenia komunikacji z klientem.
* Organizacji pracy i obsługi klienta.
* Poprawy jakości usług.
* Ochrony przed roszczeniami.
* Zapobiegania nadużyciom.
* Prowadzenia podstawowej analityki strony.
* Kontaktowania się z dotychczasowymi klientami w sprawach podobnych usług, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
6.4 Zgoda
W niektórych przypadkach przetwarzamy dane na podstawie zgody, na przykład:
* Przy zapisie na newsletter.
* Przy niektórych działaniach marketingowych.
* Przy użyciu niektórych cookies analitycznych lub marketingowych.
* Przy publikacji opinii, zdjęcia, nagrania lub historii klienta.
Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
7. Dane finansowe i dokumenty klienta
Ze względu na charakter naszych usług klient może przekazać nam dokumenty zawierające dane finansowe, biznesowe lub osobiste. Takie dokumenty mogą obejmować między innymi:
* Wyciągi bankowe.
* CV.
* Dokumenty firmy.
* Dokumenty dotyczące lokalu.
* Oferty od dostawców.
* Dokumenty aplikacyjne.
* Raporty, zestawienia, formularze, kalkulacje.
* Inne materiały potrzebne do wykonania usługi.
Dokumenty te przetwarzamy wyłącznie w celu wykonania uzgodnionej usługi, przygotowania analizy, dokumentacji, prognozy, biznesplanu lub konsultacji.
Klient powinien przekazywać wyłącznie dokumenty i dane niezbędne do wykonania usługi. Jeżeli dokument zawiera dane osób trzecich, klient powinien upewnić się, że ma prawo je nam przekazać.
8. Czy podejmujemy automatyczne decyzje
Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne wobec klienta lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.
Możemy korzystać z narzędzi cyfrowych, kalkulatorów, arkuszy, formularzy, systemów analitycznych lub narzędzi wspierających pracę, ale ostateczne rekomendacje, dokumenty i komunikacja opierają się na analizie człowieka.
9. Czy używamy narzędzi AI
Możemy korzystać z narzędzi cyfrowych lub narzędzi opartych na sztucznej inteligencji w celu usprawnienia pracy administracyjnej, redakcyjnej, analitycznej lub organizacyjnej.
Nie powinniśmy wprowadzać do zewnętrznych narzędzi AI danych finansowych, dokumentów klienta ani danych identyfikujących klienta, chyba że jest to konieczne do wykonania usługi, bezpieczne, zgodne z obowiązującymi zasadami ochrony danych oraz odpowiednio uzgodnione.
Jeżeli użycie konkretnego narzędzia wymagałoby przekazania danych osobowych lub finansowych klienta poza nasze standardowe systemy, będziemy oceniać zasadność, bezpieczeństwo i podstawę prawną takiego działania.
10. Komu możemy udostępniać dane
Nie sprzedajemy danych osobowych.
Możemy udostępniać dane wyłącznie wtedy, gdy jest to potrzebne do świadczenia usług, obsługi firmy, spełnienia obowiązków prawnych lub gdy klient wyraził na to zgodę.
Dane mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:
* Dostawcom hostingu strony internetowej.
* Dostawcom poczty e-mail.
* Dostawcom systemów formularzy.
* Dostawcom systemów płatności.
* Dostawcom systemów księgowych.
* Księgowym, doradcom podatkowym lub prawnym.
* Dostawcom narzędzi CRM, przechowywania plików lub zarządzania dokumentami.
* Dostawcom narzędzi analitycznych.
* Dostawcom narzędzi marketingowych, jeżeli są używane.
* Członkom zespołu lub podwykonawcom pracującym przy realizacji usługi.
* Instytucjom finansującym, brokerom, partnerom lub doradcom wyłącznie wtedy, gdy jest to częścią uzgodnionego procesu lub klient wyraźnie o to poprosi.
* Organom publicznym, regulatorom lub sądom, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.
Każdy podmiot, który przetwarza dane w naszym imieniu, powinien robić to zgodnie z odpowiednimi zasadami poufności, bezpieczeństwa i ochrony danych.
11. Przekazywanie danych poza Wielką Brytanię
Niektóre narzędzia technologiczne, takie jak poczta e-mail, hosting, systemy płatności, systemy analityczne, CRM, narzędzia marketingowe lub przechowywania plików, mogą przetwarzać dane poza Wielką Brytanią.
Jeżeli dane są przekazywane poza Wielką Brytanię, staramy się korzystać z dostawców, którzy zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych, na przykład poprzez odpowiednie mechanizmy prawne, decyzje adekwatności, standardowe klauzule umowne lub inne zabezpieczenia wymagane przez obowiązujące przepisy.
12. Jak długo przechowujemy dane
Przechowujemy dane tylko tak długo, jak jest to potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, lub tak długo, jak wymagają tego przepisy prawa.
Przykładowe okresy przechowywania:
* Zapytania niezakończone współpracą: do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dalsze przechowywanie jest uzasadnione.
* Dane klientów i dokumentacja usługowa: do 6 lat od zakończenia współpracy, jeżeli jest to potrzebne do celów księgowych, podatkowych, dowodowych lub ochrony przed roszczeniami.
* Faktury i dokumenty księgowe: zgodnie z obowiązującymi wymogami księgowymi i podatkowymi.
* Dane marketingowe: do czasu wycofania zgody, wypisu z listy lub zgłoszenia sprzeciwu.
* Dane cookies i analityczne: zgodnie z ustawieniami danego narzędzia i zgodą użytkownika.
* Dokumenty finansowe przekazane do konkretnej analizy: przez okres potrzebny do wykonania usługi oraz zabezpieczenia dokumentacji, chyba że uzgodniono inaczej lub prawo wymaga dłuższego przechowywania.
Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane, anonimizowane lub archiwizowane w sposób ograniczony, jeżeli jest to uzasadnione prawnie.
13. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem.
Środki te mogą obejmować między innymi:
* Ograniczenie dostępu do danych tylko do osób, które potrzebują ich do wykonania pracy.
* Korzystanie z zabezpieczonych kont i haseł.
* Przechowywanie dokumentów w wybranych systemach firmowych.
* Ostrożność przy przesyłaniu dokumentów.
* Regularne porządkowanie danych i dokumentów.
* Poufność po stronie członków zespołu i współpracowników.
Klient powinien również zachować ostrożność przy przesyłaniu dokumentów i nie przekazywać danych, które nie są potrzebne do wykonania usługi.
14. Marketing elektroniczny
Możemy wysyłać komunikację marketingową, edukacyjną lub informacyjną dotyczącą naszych usług, produktów, konsultacji, wydarzeń lub materiałów, jeżeli:
* Odbiorca wyraził zgodę.
* Istnieje inna dopuszczalna podstawa prawna zgodna z przepisami.
* Komunikacja dotyczy podobnych usług dla istniejącego klienta i przepisy dopuszczają taki kontakt.
Każda osoba może w dowolnym momencie zrezygnować z komunikacji marketingowej, klikając link wypisu, odpowiadając na wiadomość lub kontaktując się z nami pod adresem:
info@mybusinessplan.co.uk
Po rezygnacji możemy nadal kontaktować się w sprawach administracyjnych, prawnych, księgowych lub dotyczących realizacji usługi.
15. Cookies i podobne technologie
Nasza strona może używać cookies i podobnych technologii. Cookies to małe pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika, które pomagają stronie działać poprawnie, analizować ruch, zapamiętywać preferencje lub prowadzić działania marketingowe.
Możemy używać następujących kategorii cookies:
15.1 Cookies niezbędne
Są potrzebne do prawidłowego działania strony, formularzy, koszyka, płatności, bezpieczeństwa lub podstawowych funkcji strony. Te cookies nie wymagają zgody, jeżeli są konieczne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika.
15.2 Cookies analityczne
Pomagają nam zrozumieć, jak użytkownicy korzystają ze strony, które treści są przydatne i gdzie należy poprawić funkcjonalność strony.
15.3 Cookies marketingowe
Mogą być używane do mierzenia skuteczności reklam, remarketingu, personalizacji reklam lub analizy kampanii marketingowych.
15.4 Cookies funkcjonalne
Mogą zapamiętywać wybory użytkownika, takie jak język, preferencje lub ustawienia strony.
Użytkownik może zarządzać cookies przez ustawienia przeglądarki lub przez baner cookies, jeżeli jest dostępny na stronie.
Cookies analityczne i marketingowe powinny być używane zgodnie z obowiązującymi przepisami i, tam gdzie jest to wymagane, dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika. ICO wskazuje, że PECR obejmuje cookies i podobne technologie, nawet gdy dane są anonimowe, a marketingowe lub śledzące technologie co do zasady wymagają szczególnej przejrzystości i zgody.
16. Linki do innych stron
Nasza strona może zawierać linki do zewnętrznych stron internetowych, narzędzi, portali płatniczych, kalendarzy, formularzy lub platform społecznościowych.
Nie odpowiadamy za polityki prywatności, treści ani praktyki bezpieczeństwa zewnętrznych stron. Zalecamy zapoznanie się z polityką prywatności każdej strony lub usługi, z której korzysta użytkownik.
17. Opinie, case studies, zdjęcia i nagrania
Możemy publikować opinie klientów, zdjęcia, nagrania, nazwy firm lub historie współpracy wyłącznie wtedy, gdy mamy do tego odpowiednią podstawę prawną, na przykład zgodę klienta.
Klient może wycofać zgodę na dalsze wykorzystywanie swojej opinii, zdjęcia lub nagrania, kontaktując się z nami. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego wykorzystania materiału przed jej wycofaniem.
18. Dane dzieci
Nasze usługi nie są kierowane do dzieci. Nie zbieramy świadomie danych dzieci w celach biznesowych lub marketingowych.
Jeżeli dowiemy się, że otrzymaliśmy dane dziecka bez odpowiedniej podstawy prawnej lub zgody osoby uprawnionej, podejmiemy działania w celu usunięcia takich danych.
19. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z przepisów o ochronie danych. W zależności od sytuacji mogą to być:
* Prawo dostępu do danych.
* Prawo do sprostowania danych.
* Prawo do usunięcia danych.
* Prawo do ograniczenia przetwarzania.
* Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania.
* Prawo do przenoszenia danych.
* Prawo do wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
* Prawo do informacji o tym, jak dane są przetwarzane.
* Prawo do złożenia skargi.
Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu można zgłosić w dowolnym momencie, kontaktując się z nami.
Aby skorzystać z praw, należy skontaktować się z nami:
info@mybusinessplan.co.uk
Możemy poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.
20. Skargi dotyczące ochrony danych
Jeżeli osoba uważa, że przetwarzamy jej dane niezgodnie z przepisami, prosimy w pierwszej kolejności o kontakt:
info@mybusinessplan.co.uk
Postaramy się odpowiedzieć na skargę i rozwiązać sprawę zgodnie z obowiązującymi wymogami.
Osoba ma również prawo złożyć skargę do brytyjskiego organu nadzorczego:
Information Commissioner’s Office (ICO)
Strona: www.ico.org.uk
Od 19 czerwca 2026 r. brytyjskie organizacje mają obowiązek posiadać proces obsługi skarg dotyczących ochrony danych zgodnie z nowymi wymogami Data (Use and Access) Act 2025.
21. Zmiany polityki prywatności
Możemy aktualizować niniejszą politykę prywatności, jeżeli zmienią się przepisy, zakres naszych usług, sposób działania strony, narzędzia technologiczne lub sposób przetwarzania danych.
Aktualna wersja polityki prywatności będzie dostępna na naszej stronie internetowej.
⸻
PRIVACY POLICY
Business Concierge MRUKWA Ltd
Last updated: 14 June 2026
1. Who we are
The data controller is:
Business Concierge MRUKWA Ltd
A company registered in Scotland / United Kingdom
Company Number: SC632228
Registered office address: [insert current registered office address]
Contact e-mail: info@mybusinessplan.co.uk
Website: www.mybusinessplan.co.uk
In this Privacy Policy, “we”, “us”, “our company” or “Business Concierge” refers to Business Concierge MRUKWA Ltd.
This Privacy Policy explains what personal data we collect, why we process it, the lawful basis for processing, who we may share it with, how long we keep it for and what rights individuals have in relation to their personal data.
2. Scope of our business
We provide business advisory and documentation services for entrepreneurs and individuals planning to start, fund or grow a business in the United Kingdom. Our services may include, among others:
* Business plan preparation.
* Financial forecasts and cashflow preparation.
* Funding pathway analysis.
* Preliminary financial readiness and funding risk analysis.
* Business consultations.
* Support with preparing documentation for funding applications.
* Strategic, operational or marketing documentation.
* Sale of digital products, consultations, services and educational materials through our website.
Due to the nature of our services, we may process contact, business, financial and documentation-related data provided by clients for the purpose of delivering our services.
3. What personal data we may collect
Depending on the type of contact, form or service, we may process the following categories of personal data:
3.1 Identification data
* Name and surname.
* Business name.
* Position or role in the business.
* Date of birth, where required for a specific process.
* National Insurance Number, where provided by the client as part of documentation required for a funding process.
* Immigration status information or share code, where voluntarily provided by the client for documentation purposes.
3.2 Contact data
* E-mail address.
* Telephone number.
* Residential or correspondence address.
* Business address.
* Data used for communication via e-mail, telephone, WhatsApp, website forms or other agreed communication channels.
3.3 Business data
* Description of the business or business idea.
* Industry, location, target audience and competitors.
* Trading history.
* Business goals.
* Planned investments.
* Information about products, services, pricing, costs, suppliers, premises, employees, equipment, stock and growth strategy.
* Documents, form responses, briefs, consultation notes and other information provided for the purpose of delivering the service.
3.4 Financial data
For services related to funding, financial readiness, forecasting or preparation of funding documentation, we may process:
* Bank statements.
* Income information.
* Expense information.
* Information about financial commitments.
* Information about overdrafts, direct debits, returned payments and credit commitments.
* Information about the requested funding amount.
* Information about personal contribution or deposit.
* Information about start-up and operating costs.
* Information about the financial history of the business.
* Documents required by funding providers, where voluntarily provided by the client.
We are not a bank, lender, credit reference agency or financial institution. Our analysis is advisory, documentary and preparatory in nature. Funding decisions are made independently by funding providers.
3.5 Payment and purchase data
Where a client purchases a product or service through our website or pays for a service, we may process:
* Order details.
* Billing details.
* Information about purchased products or services.
* Payment status.
* Data required to handle complaints, refunds or accounting records.
We do not store full card payment details. Payments may be processed by third-party payment providers in accordance with their own security and privacy policies.
3.6 Technical and analytics data
When using our website, we may collect:
* IP address.
* Device type.
* Browser type.
* Information about how the website is used.
* Referral source.
* Cookies and similar technology data.
* Analytics data relating to website traffic.
The exact scope of this data depends on the tools actually used on our website.
3.7 Marketing data
We may process:
* E-mail address.
* First name.
* Communication preferences.
* Information about services the person has shown interest in.
* History of enquiries, where relevant to providing appropriate communication.
Marketing communication is carried out in accordance with applicable data protection and electronic marketing rules.
4. Where we obtain data from
We mainly obtain personal data directly from the individual, for example when they:
* Complete a form on our website.
* Contact us by e-mail, telephone, WhatsApp or social media.
* Book a consultation.
* Purchase a service or product.
* Send documents for a business plan, forecast, analysis or consultation.
* Take part in a consultation, workshop, training or advisory process.
* Subscribe to a newsletter or educational materials.
* Answer our questions during the preparation of documentation.
We may also receive personal data from a third party where the client has authorised that person to communicate with us on their behalf, for example an accountant, business partner, family member or colleague.
5. Purposes of processing personal data
We process personal data for the following purposes:
5.1 Handling enquiries
We process personal data to respond to enquiries submitted through forms, e-mail, telephone, WhatsApp or social media.
5.2 Preparing an offer or recommendation
We may analyse information provided by a client in order to recommend an appropriate service, scope of work, sequence of actions or funding preparation pathway.
5.3 Delivering services
We process personal data to deliver the purchased or agreed service, including preparing a business plan, financial forecast, cashflow, funding pathway analysis, consultation, audit, documentation or educational materials.
5.4 Funding and risk analysis
Where a client uses a service related to funding, we may analyse financial data, business data and client documents in order to prepare materials, assess application readiness, identify risks or organise documentation.
We do not guarantee that funding will be obtained. Our analysis does not constitute a credit decision or a binding assessment by a funding provider.
5.5 Contact during and after service delivery
We may contact clients in relation to organisation, documents, payments, deadlines, missing information, updates, questions and next steps.
5.6 Payments, invoices and accounting
We process data required to issue invoices, confirm payments, keep accounting records, meet tax obligations and comply with legal requirements.
5.7 Security and legal protection
We may process personal data to protect our rights, bring or defend legal claims, prevent misuse, secure documentation and maintain system security.
5.8 Marketing and education
We may send educational, business or marketing information about our services, products, consultations, events or materials where we have an appropriate lawful basis to do so.
Every person may opt out of marketing communication.
5.9 Website analytics and improvement
We may analyse website usage to improve performance, content, forms, functionality, security and communication effectiveness.
6. Lawful bases for processing personal data
We process personal data in accordance with the UK GDPR and the Data Protection Act 2018. Depending on the situation, the lawful basis may be:
6.1 Steps before entering into a contract or performance of a contract
This applies where a person contacts us to request a service, purchases a service, books a consultation or provides information required for us to perform the service.
6.2 Legal obligation
This applies, for example, to keeping accounting records, invoices, tax information and documentation required by law.
6.3 Legitimate interests
We may process personal data based on legitimate interests, for example to:
* Respond to enquiries.
* Communicate with clients.
* Organise our work and client service.
* Improve the quality of our services.
* Protect against legal claims.
* Prevent misuse.
* Conduct basic website analytics.
* Contact existing clients about similar services, where permitted by applicable rules.
6.4 Consent
In some cases, we process personal data based on consent, for example:
* Newsletter subscriptions.
* Certain marketing activities.
* Certain analytics or marketing cookies.
* Publishing client testimonials, photographs, recordings or case studies.
Consent can be withdrawn at any time. Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out before consent was withdrawn.
7. Financial data and client documents
Due to the nature of our services, clients may provide documents containing financial, business or personal data. Such documents may include, among others:
* Bank statements.
* CVs.
* Company documents.
* Premises-related documents.
* Supplier quotations.
* Application documents.
* Reports, statements, forms, calculations.
* Other materials required to perform the service.
We process these documents only for the purpose of delivering the agreed service, preparing an analysis, documentation, forecast, business plan or consultation.
Clients should only provide documents and data that are necessary for the service. If a document contains third-party data, the client should ensure that they have the right to provide that data to us.
8. Automated decision-making
We do not make decisions based solely on automated processing that would produce legal effects concerning the client or similarly significantly affect them.
We may use digital tools, calculators, spreadsheets, forms, analytics systems or tools supporting our work, but final recommendations, documents and communication are based on human analysis.
9. Use of AI tools
We may use digital tools or artificial intelligence-based tools to support administrative, editorial, analytical or organisational work.
We should not input client financial data, client documents or data identifying the client into external AI tools unless this is necessary to perform the service, secure, compliant with applicable data protection principles and appropriately agreed.
Where the use of a specific tool would require transferring personal or financial client data outside our standard systems, we will assess the necessity, security and lawful basis for doing so.
10. Who we may share data with
We do not sell personal data.
We may share personal data only where necessary to provide our services, operate our business, comply with legal obligations or where the client has given consent.
Data may be shared with the following categories of recipients:
* Website hosting providers.
* E-mail service providers.
* Form system providers.
* Payment service providers.
* Accounting system providers.
* Accountants, tax advisers or legal advisers.
* CRM, file storage or document management providers.
* Analytics tool providers.
* Marketing tool providers, where used.
* Team members or subcontractors working on service delivery.
* Funding providers, brokers, partners or advisers only where this is part of the agreed process or where the client specifically requests it.
* Public authorities, regulators or courts where required by law.
Any party processing data on our behalf should do so under appropriate confidentiality, security and data protection arrangements.
11. International transfers
Some technology tools, such as e-mail, hosting, payment systems, analytics systems, CRM, marketing tools or file storage systems, may process data outside the United Kingdom.
Where personal data is transferred outside the United Kingdom, we aim to use providers that ensure an appropriate level of data protection, for example through appropriate legal mechanisms, adequacy decisions, standard contractual clauses or other safeguards required by applicable law.
12. How long we keep data
We keep personal data only for as long as necessary for the purposes for which it was collected or for as long as required by law.
Indicative retention periods:
* Enquiries that do not result in cooperation: up to 24 months from the last contact, unless further retention is justified.
* Client data and service documentation: up to 6 years from the end of cooperation, where needed for accounting, tax, evidential or legal claim purposes.
* Invoices and accounting records: in accordance with applicable accounting and tax requirements.
* Marketing data: until consent is withdrawn, the person unsubscribes or objects.
* Cookies and analytics data: according to the settings of the relevant tool and user consent.
* Financial documents provided for a specific analysis: for the period necessary to perform the service and maintain supporting records, unless otherwise agreed or legally required.
After the relevant period expires, data is deleted, anonymised or archived in a restricted manner where legally justified.
13. Data security
We use appropriate organisational and technical measures to protect personal data against unauthorised access, loss, alteration, disclosure or destruction.
These measures may include, among others:
* Restricting access to data to people who need it to perform their work.
* Using protected accounts and passwords.
* Storing documents in selected business systems.
* Taking care when sending documents.
* Regularly organising data and documents.
* Confidentiality obligations for team members and collaborators.
Clients should also take care when sending documents and should not provide data that is not necessary for the service.
14. Electronic marketing
We may send marketing, educational or informational communication about our services, products, consultations, events or materials where:
* The recipient has given consent.
* Another lawful basis permitted by applicable rules applies.
* The communication concerns similar services for an existing client and the law permits such contact.
Every person may opt out of marketing communication at any time by clicking an unsubscribe link, replying to the message or contacting us at:
info@mybusinessplan.co.uk
After opting out, we may still contact the person about administrative, legal, accounting or service-related matters.
Under PECR, consent is generally required before sending unsolicited electronic mail marketing to individual subscribers, although specific soft opt-in rules may apply in limited situations.
15. Cookies and similar technologies
Our website may use cookies and similar technologies. Cookies are small files stored on a user’s device that help the website function properly, analyse traffic, remember preferences or support marketing activities.
We may use the following categories of cookies:
15.1 Strictly necessary cookies
These are required for the website, forms, basket, payments, security or basic website functions to work properly. These cookies do not require consent where they are necessary to provide a service requested by the user.
15.2 Analytics cookies
These help us understand how users interact with the website, which content is useful and where the website functionality should be improved.
15.3 Marketing cookies
These may be used to measure advertising effectiveness, remarketing, advertising personalisation or campaign analysis.
15.4 Functional cookies
These may remember user choices, such as language, preferences or website settings.
Users can manage cookies through browser settings or through a cookie banner, where available on the website.
Analytics and marketing cookies should be used in accordance with applicable law and, where required, only after obtaining the user’s consent.
16. Links to other websites
Our website may contain links to external websites, tools, payment portals, calendars, forms or social media platforms.
We are not responsible for the privacy policies, content or security practices of external websites. We recommend reviewing the privacy policy of every website or service used.
17. Testimonials, case studies, photographs and recordings
We may publish client testimonials, photographs, recordings, business names or cooperation stories only where we have an appropriate lawful basis, such as the client’s consent.
A client may withdraw consent for future use of their testimonial, photograph or recording by contacting us. Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of use that took place before consent was withdrawn.
18. Children’s data
Our services are not directed at children. We do not knowingly collect children’s data for business or marketing purposes.
If we become aware that we have received children’s data without an appropriate lawful basis or consent from an authorised person, we will take steps to delete such data.
19. Individual rights
Individuals have rights under data protection law. Depending on the circumstances, these may include:
* The right of access.
* The right to rectification.
* The right to erasure.
* The right to restriction of processing.
* The right to object to processing.
* The right to data portability.
* The right to withdraw consent where processing is based on consent.
* The right to be informed about how data is processed.
* The right to lodge a complaint.
The right to object to processing based on legitimate interests may be exercised at any time by contacting us.
To exercise your rights, please contact us at:
info@mybusinessplan.co.uk
We may request additional information to verify the identity of the person making the request.
20. Data protection complaints
If you believe that we process your personal data unlawfully or incorrectly, please contact us first at:
info@mybusinessplan.co.uk
We will aim to respond to the complaint and resolve the matter in accordance with applicable requirements.
You also have the right to complain to the UK supervisory authority:
Information Commissioner’s Office (ICO)
Website: www.ico.org.uk
From 19 June 2026, UK organisations are required to have a process for handling data protection complaints under the Data (Use and Access) Act 2025.
21. Changes to this Privacy Policy
We may update this Privacy Policy if the law changes, our services change, the website functionality changes, the technology tools we use change or the way we process personal data changes.
The current version of this Privacy Policy will be available on our website.