ZATRUDNIANIE PRACOWNIKÓW W UK

Prowadzisz jednoosobową działalność, brakuje Ci czasu i zastanawiasz się czy warto i jakich błędów nie popełnić zatrudniając pracownika w UK? A może masz pomysł na biznes, którego nie jesteś w stanie rozpocząć bez pracownika i zastanawiasz się jak się do tego przygotować? 

W tym odcinku Live moim gościem był – Szymon Niestryjewski – przedsiębiorca, doradca biznesowy oraz właściciel SN Accounts, jednego z najbardziej rozpoznawalnych, polskich biur księgowych w Wielkiej Brytanii. Od ponad dekady wspiera przedsiębiorców, ale również stale powiększa swoje portfolio biznesowe. Obecnie zarządza trzema firmami na terenie Polski i UK. W 2019 roku wraz ze wspólnikami stworzył ProfitCrew – biznes, którego celem jest pomoc innym przedsiębiorcom zwiększyć sprzedaż w branży e-commerce na terenie całej Europy. 

Poniżej znajdziesz konkretną dawkę wiedzy z zakresu zatrudniania pracownika w UK – zapraszam!

Od czego w ogóle zacząć? 

Najpierw musimy się zastanowić nad kilkoma kwestiami typu czy my na pewno potrzebujemy tego pracownika, czy jesteśmy gotowi, czy wyrabiamy się z pracą, czy możemy na początek oddać tą pracę do jakichś innych firm zewnętrznych (np. marketing do firm marketingowych, administracje do ‘virtual assistant’), które będą mogły nam pomóc. Trzeba sobie przemyśleć co taki pracownik miałby dokładnie robić, jakie miałby stanowisko, sprecyzować kogo my potrzebujemy, w czym nas odciąży i w czym nam może pomóc. Musimy to wszystko rozpatrzeć – czy my faktycznie jako biznes potrzebujemy pracowników.
 

System PAYE – jak i kiedy się zarejestrować? Umowa i BHP? 

W momencie kiedy wiemy, że chcemy zatrudnić pracownika to musimy jako przedsiębiorstwo spełnić pewne wymogi:

My jako firma w Wielkiej Brytanii musimy wystąpić o nadanie numeru PAYE i o zgłoszenie nas do systemu. Musimy być zarejestrowani do systemu PAYE, który nas będzie zobowiązywał do tego żebyśmy mogli wysyłać do urzędu skarbowego deklaracje, że zatrudniliśmy pracownika (z informacją gdzie mieszka, ile mu płacimy itd.). Jeśli mamy otwarty system a np. jeszcze nie mamy pracownika bo coś się przeciągnęło w czasie to wciąż musimy wysłać do urzędu deklaracje, bo inaczej możemy zapłacić karę około 400 funtów.  

Od roku 2016 przeszliśmy z systemu papierowego do systemu RTI (Real Time Information),czyli np. nie mogę złożyć informacji do urzędu skarbowego w sobotę, że komuś zapłaciłem w piątek – ponieważ jeśli to będzie cykliczne to dostaniemy karę. Bo my wiemy jako pracodawca ile my zapłacimy komuś zanim mu zapłacimy. W momencie kiedy mamy ten numer to musimy ustalić stawkę pracownikowi.  

Warto mieć podpisaną umowę o pracę – nie polecam umowy Google – są tanie i nie chronią ani pracownika ani pracodawcy. Warto skontaktować się z biurem HR, które zajmuje się takiego typu rzeczami, które zna przepisy i pilnuje, żebyśmy my nie złamali żadnych przepisów oraz żeby pracownik również był chroniony. Pracodawca też może ponieść konsekwencje nieposiadania umowy i zapłacić za to kary. 

Zrobienie takiej podstawowej umowy (środowisko biurowe) to dla pracodawcy koszt około 800-1000 funtów – tą umowę sporządzamy raz a potem ta umowa jest modyfikowana, jako że biznes będzie się zmieniał, więc musimy dostosować tą umowę do warunków biznesowych. Jeśli jest to inne środowisko pracy np. produkcja, to taka umowa jest bardziej skomplikowana i powinna zawierać wiele instrukcji i wytycznych odnośnie bezpieczeństwa pracy, które będą chronić i pracodawcę i pracownika (wtedy koszt takiej umowy może wynieść nawet około 2,000 funtów). W biznesie musimy pamiętać o tym, że musimy się chronić.  

Istnieje taki ‘Employement Allowance’ dla przedsiębiorców, którzy zatrudniają niewielu pracowników. Bez niego – pracownik będzie nas kosztował np. 10funtów na godzinę brutto ponieważ musimy potrącić jemu podatek i numer ‘National Insurance’ i to co będzie netto dostaje do wypłaty. Natomiast z naszej strony, powyżej 700 czy 900 funtów – my jako pracodawca płacimy NIN z tytułu zatrudnienia pracownika – to jest 13,8% od tej kwoty powyżej. Więc to nie jest jakoś strasznie dużo porównując np. do polskiego systemu. Jeżeli ten NIN jako pracodawca, który musimy płacić do urzędu skarbowego nie przekroczy 4,000 funtów – jesteśmy zwolnieni z zapłaty – więc to jest wygoda dla małych firm, które zatrudniają jednego czy dwóch pracowników. 

‘Payslip’- jakie informacje muszą być zawarte w ‘payslipie’? 

Po pierwsze pracodawca musi dać ‘payslip’ swojemu pracownikowi. Powinny tam być dane pracodawcy i dane pracownika czyli imię i nazwisko i nasz numer National Insurance. Powinniśmy mieć określoną kwotę i stawkę oraz informację – ile nam potrącono National Insurance, ile potrącono nam podatku i ile mamy do wypłaty netto. Jeśli jesteśmy w systemie ‘pension’ to musimy mieć informacje ile ‘pension’ zostało potrącone i ile ‘pension’ zostało wpłacone na konto (zarówno pracodawca jak i pracownik). Sugerowałbym ,żeby tego pilnować. 

Czy warto robić to samemu czy lepiej warto to zlecić? 

Jeżeli to umiemy robić samemu – to tak (jeśli się wie jak i ile potrącić np. za ‘statutory sick pay’, jak rozliczyć wynagrodzenie z tytułu urlopu, ‘pension’ itp.) ale też można to zlecić – standardowo firmy księgowe biorą od 5-10 funtów za ‘payslip’. Wtedy kwota zatrudnienia jest tańsza jeśli mamy ‘payslipy’ miesięcznie. 

‘Pension’ czyli emerytura – my jako pracodawcy musimy dać dostęp do ‘pension’ a pracownik sam zdecyduje czy on chce, żeby mu były potrącane pieniądze czy nie chce. Pracodawca musi być gotowy, że pracownik może sobie przystąpić do ‘pension’ i wystąpić z ‘pension’(pracownik ma dowolność wchodzenia do ‘pension’ i wychodzenia z ‘pension’). My jako pracodawca musimy być zarejestrowani u jakiegoś ‘pension provider’ i jeżeli pracownik nam powie, że chciałby żebyśmy odprowadzali jemu pieniądze na ‘pension’ to będzie potrącane 5% z wynagrodzenia brutto (pracownik będzie tyle płacił). Natomiast my jako pracodawcy będziemy płacili 3%, czyli na konto pracownika powinno trafić 8% z jego wynagrodzenia brutto i to będą pieniądze, które pracownik będzie mógł wykorzystać w momencie przejścia na emeryturę. 

Jak obliczyć koszt pracownika? 

Jeżeli np. wypłata pracownika będzie na poziomie 2,000 funtów miesięcznie to my jako pracodawca musimy ponieść ten koszt + 13.8% (jeżeli mamy ten system, że musimy zapłacić za pracownika ‘National Insurance’) + ‘pension’ 3% . Do tego dochodzi koszt np. ‘payslipów’, czy współpracą z HR (bo płacimy za np. umowę o pracę). 

Jak można zwolnić pracownika? 

Tutaj znów wracamy do naszej umowy, jako że w umowie powinniśmy mieć napisaną procedurę co się będzie działo w momencie, kiedy chcemy pracownika zwolnić. Czyli jakie powinniśmy przedstawić dokumenty, dowody, informacje, żeby pracownika móc zwolnić. Czyli jeżeli doszło do naruszenia regulaminu pracy to musimy mieć jakiś dowód, bo nasze przypuszczenia nie wystarczą. Musimy tego pracownika poinformować pisemnie, odbyć z nim rozmowę i także powinna być przedstawiona procedura postępowania dyscyplinarnego. I tutaj jeżeli mamy źle napisaną umowę to może się okazać, że nie będzie to takie proste, żeby zwolnić danego pracownika. 

Za co można dostać karę? 

• Brak wystawianie ‘payslipów’ i brak informowanie pracownika 
• Brak umowy o pracę (jeżeli jest dłużej niż 3 miesiące) 
• Popełnianie błędów np. zwolnienia pod wpływem emocji 

• Brak informowania urzędu skarbowego w tym systemie RTI o wszystkich zmianach 
• Brak zapewnienia emerytury pracownikowi i poinformowania o tym urzędu skarbowego 
• Nielegalne zatrudnienie (można dostać do 10,000 funtów kary zatrudniając pracownika bez zezwolenia na pracę)  
• Niewłaściwe warunki pracy 

Program/system, który Tobie pomaga w pracy? 

Tych systemów jest naprawdę dużo i na stronie urzędu skarbowego jest dostępna cała lista programów, niektóre są darmowe i niedrogie. Moja firma korzysta z programu firmy Bright Pay od 2012 i jesteśmy z niego bardzo zadowoleni. Program sam niczego nie załatwi, jeśli nie umiemy się nim poprawnie obsługiwać.